Bộ chứng từ thanh toán quốc tế là gì? Hướng dẫn chi tiết
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, giao thương quốc tế ngày càng phát triển, kéo theo nhu cầu thanh toán giữa các doanh nghiệp thuộc nhiều quốc gia khác nhau. Để đảm bảo giao dịch được thực hiện an toàn, minh bạch và đúng quy trình, bộ chứng từ thanh toán quốc tế đóng vai trò quan trọng. Đây là tập hợp các tài liệu cần thiết giúp các bên liên quan, bao gồm ngân hàng, nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu và các tổ chức trung gian, thực hiện và kiểm soát quá trình thanh toán một cách hiệu quả. Việc nắm vững bộ chứng từ này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mà còn nâng cao khả năng đàm phán và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh quốc tế. Bài viết dưới đây, hãy cùng Kiểm toán Thăng Long Bắc Giang tìm hiểu chi tiết nhé.
1. Thanh toán quốc tế là gì?
Thanh toán quốc tế là quá trình chuyển giao giá trị tài chính giữa các bên ở những quốc gia khác nhau. Nhờ các phương pháp thanh toán ngoại thương đã tạo ra sự thuận tiện trong các giao dịch kinh doanh, tài chính giữa các doanh nghiệp, ngân hàng, cá nhân ở các quốc gia khác nhau. Các phương pháp thanh toán quốc tế cũng là cơ sở để thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế, giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trao đổi hàng hóa và dịch vụ một cách hiệu quả, an toàn.
Các dịch vụ thanh toán ngoại thương còn đóng vai trò quan trọng trong việc kích thích phát triển tài chính quốc tế và hệ thống ngân hàng toàn cầu. Các giao dịch quốc tế cũng giúp hoạt động mở rộng toàn cầu của doanh nghiệp thuận lợi hơn, cho phép doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội mới và tạo lập quan hệ với các đối tác trên thị trường quốc tế.
Thành phần bộ chứng từ thanh toán quốc tế phụ thuộc vào việc thanh toán trước hay sau khi giao hàng hoặc phụ thuộc phương thức thanh toán quốc tế. Dưới đây là bộ chứng từ dành cho phương thức TT (Telegraphic Transfer – điện chuyển tiền) dưới 2 hình thức là thanh toán trước và sau khi giao hàng.
2. Bộ chứng từ thanh toán quốc tế phương thức TT (Telegraphic Transfer – điện chuyển tiền)
2.1. Thanh toán trước khi giao hàng
Bộ Chứng từ trong thanh toán quốc tế bao gồm:
- Hợp đồng mua bán
- Hóa đơn thương mại
- Chi tiết đóng gói
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
- Giấy cam kết bổ sung chứng từ gốc
2.2. Thanh toán sau khi giao hàng
Bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế bao gồm:
- Hợp đồng mua bán
- Hóa đơn thương mại
- Chi tiết đóng gói
- Vận đơn
- Tờ khai hải quan
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
3. Chi tiết các thành phần
3.1. Hợp đồng mua bán (Contract of purchase and sale of goods)
Đây là chứng từ trong thanh toán quốc tế quan trọng nhất khi hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế được ký kết bởi người mua và người bán sau khi kết thúc quá trình trao đổi , thương lượng và đàm phán trong một khoảng thời gian và địa điểm xác định. Chủ thể của hợp đồng thường là các tổ chức (doanh nghiệp) có tư cách pháp nhân rõ ràng. Hợp đồng nhằm xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trong một giao dịch mua bán. Bố cục chi tiết của một hợp đồng mua bán quốc tế thường như sau:
Phần mở đầu
- Tên, số và ký hiệu hợp đồng
- Thời gian và địa điểm ký kết HĐ
- Căn cứ xác định HĐ
- Thông tin về chủ thể HĐ: thường là tên, địa chỉ, điện thoại fax…, số tài khoản NH, người đại diện ký kết
Nội dung chi tiết
- Mô tả hàng hóa và chất lượng
- Giá cả, số lượng, trọng lượng, đơn vị tính, quy cách đóng gói, tổng tiền
- Điều kiện về giao hàng: điều kiện giao hàng, phương thức vận chuyển, cảng đi, cảng đến
- Điều kiện về thanh toán: xác định rõ phương thức thanh toán như LC, TT….
- Điều kiện về bảo hành
- Điều kiện về vi phạm các điều khoản của HĐ
- Điều kiện bảo hiểm (nếu có)
- Bất khả kháng, khiếu nại, trọng tài
- Điều khoản khác (nếu có)
Phần cuối cùng
- Bao nhiêu bản
- Thỏa thuận HĐ và ngôn ngữ lập HĐ
- Thời hạn hiệu lực, sửa đổi bố sung điều khoản
- Chữ ký và đại diện mỗi bên
Xem thêm: Hành vi lấy tên người khác thành lập công ty để mua bán hóa đơn trái phép và hậu quả pháp lý
3.2. Hóa đơn thương mại (Invoice)
Hóa đơn thương mại
Trong thanh toán quốc tế, Hoá đơn thương mại là hoá đơn quan trọng nhất, được người bán lập sau khi 2 bên ký kết hợp đồng mua bán, nó xác định giá trị hàng hóa hay dịch vụ mà người mua phải thanh toán trước hoặc sau khi giao hàng hoặc theo những điều kiện cụ thể ghi trên hóa đơn cho người bán.
Loại hoá đơn này bao gồm tất cả các chi tiết về nghiệp vụ hàng hóa, nó có giá trị thanh toán và thường bao gồm các yếu tố sau:
- Ngày, tháng lập hóa đơn
- Tên, địa chỉ người mua, người bán
- Mô tả hàng hóa: Tên hàng hóa, mã hàng, số lượng/trọng lượng, đơn giá, quy cách, ký mã hiệu, trọng lượng tịnh, bao bì/đóng gói..v.v…
- Ngày gửi hàng
- Tên tàu
- Ngày rời cảng
- Ngày dự kiến đến
- Cảng đi, Cảng đến
- Điều kiện giao hàng
- Điều kiện thanh toán
- Những ghi chú khác (phê chuẩn lãnh sự, ghi chú của phòng thương mại)
Các loại hóa đơn khác
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Chỉ mang tính chất tham khảo, không dùng để thanh toán.
- Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): Dùng để tạm tính giá trị hàng hóa, không có giá trị như hóa đơn chính thức.
- Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Được lập khi thanh toán cuối cùng nếu trước đó có hóa đơn tạm tính.
- Hóa đơn chi tiết (Detail Invoice): Mô tả chi tiết giá cả, số lượng khi hàng hóa có nhiều chủng loại.
3.3. Chi tiết đóng gói (packing list)
Chứng từ thanh toán quốc tế có thể được lập chung với hóa đơn (invoice) do thông tin trên hai chứng từ này tương đồng. Tuy nhiên, hầu hết người bán thường lập riêng packing list để bổ sung các chi tiết quan trọng như:
- Quy cách đóng gói: Cách đóng gói hàng hóa (carton, bao tải, cuộn, pallet, thùng gỗ, v.v.).
- Trọng lượng: Gồm Net weight (trọng lượng hàng) và Gross weight (trọng lượng cả bao bì).
- Trọng lượng từng kiện hàng: Quan trọng với vận chuyển hàng không do giới hạn trọng lượng mỗi kiện.
- Kích thước: Giúp tối ưu việc xếp dỡ, lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp.
- Yêu cầu đặc biệt: Ví dụ, hàng không được xếp chồng (non-stackable) để tránh hư hỏng.
Việc lập riêng packing list giúp quá trình vận chuyển và kiểm soát hàng hóa dễ dàng, chính xác hơn.
Xem thêm: Thuế thu nhập cá nhân và thuế GTGT đối với hoạt động dạy thêm
3.4. Vận đơn (Bill of lading)
Sau khi hàng cập cảng, nhà nhập khẩu (NK) thực hiện thủ tục khai báo hải quan để nhận hàng. Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc trong bộ chứng từ thanh toán quốc tế, giúp xác định số tiền thanh toán và chứng minh lô hàng thực sự được nhập khẩu, tránh chuyển tiền ra nước ngoài sai mục đích.
Lưu ý quan trọng
- Tờ khai hợp lệ phải là tờ khai đã thông quan, không phải tờ khai nháp hoặc có kết quả phân luồng.
- Một tờ khai tối thiểu có 3 trang A4, tối đa 52 trang A4, với tối đa 50 dòng hàng trên mỗi tờ khai.
- Một lô hàng có thể có nhiều tờ khai tùy theo số lượng hàng hóa.
- Nội dung của vận đơn: Vận đơn được in sẵn theo mẫu và có 02 mặt, với những nội dung cơ bản sau:
Ở mặt trước
- Tên và địa chỉ của hãng tàu hoặc đại lý tàu biển.(Agent)
- Tên và địa chỉ của người gửi hàng (Shipper)
- Tên và địa chỉ của người nhận hàng (Consignee)
- Nếu là vận đơn đích danh: Ghi rõ tên người nhận hàng
- Nếu là vận đơn theo lệnh: Ghi “to order of shipper”, hoặc “to order”, hoặc “to order of name’s bank”.
- Tên và địa chỉ của người được thông báo khi hàng về (Notify party)
- Tên tàu chở hàng, số chuyến (Vessel, voy)
- Cảng xếp hàng (Port of Loading)
- Cảng bốc dỡ hàng (Port of Discharge)
- Cảng giao hàng (Port of Delivery)
- Khối lượng (Measurement)
- Ký mã hiệu của bao bì đóng gói (Bag mark and number)
- Mô tả hàng hóa và cách đóng gói hàng hóa (Description of goods of kind package)
- Trọng lượng gộp (Gross weight)
- Số kiện (Number of package)
- Nơi phát hành vận đơn (Place and date of issue)
- Số lượng bản gốc (Number of original)
- Người lập vận đơn ký tên (Signature)
- Và một số ghi chú khác.
Ở mặt sau
Là những ghi chú về các điều khoản chuyên chở như là một hợp đồng giữa nhà vận chuyển và nhà XNK
3.5. Tờ khai hải quan
Sau khi hàng cập cảng nhà nhập khẩu thì nhà nhập khẩu tiến hành làm thủ tục khai báo hải quan và các thủ tục khác để nhận hàng
Một bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế thì cần phải có tờ khai như là điều kiện bắt buộc, bởi nó xác định được chính xác số tiền cần thanh toán cũng như chứng minh nhà nhập khẩu thực sự nhập khẩu một lô hàng. Dĩ nhiên, ở góc độ quản lý nhà nước thì quốc gia cần tránh việc chuyển tiền ra nước ngoài với mục đích khác….
Tờ khai ở đây là tờ khai đã thông quan, vì đôi khi nhiều người sẽ nhầm mang tờ khai mới có kết quả phân luồng hoặc thậm chí là tờ khai nháp ra ngân hàng.
Tờ khai hải quan được hiểu tối thiểu gồm 3 trang A4 và tối đa 52 trang A4, 2 trang đầu mỗi tờ khai luôn là nội dung cơ bản liên quan đến người xuất khẩu và nhập khẩu cũng như các thông tin khác như số invoice, contract, trị giá……và bắt đầu từ trang thứ 3 sẽ là dòng tên hàng đầu tiên. Trong khi đó, mỗi tờ khai chỉ được phép tối đa 50 dòng hàng. Như vậy đó là lý do tại sao một tờ khai tối thiểu và tối đa chỉ là 3 và 52. Trong thực tế, một lô hàng khi nhập hay xuất khẩu thì có thể có nhiều tờ khai.
3.6. Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Bất kỳ quốc gia nào cũng có các quy định riêng cho mỗi loại hàng hóa khi nhập khẩu, do vậy với những loại hàng hóa phải có thêm các loại giấy tờ khác như công văn xin nhập, công bố sản phẩm, giấy phép nhập khẩu….. (gọi chung là giấy phép nhập khẩu) thì doanh nghiệp khi thanh toán cũng sẽ phải trình loại giấy tờ này vào hồ sơ của mình.
4. Những lưu ý khi làm chứng từ thanh toán quốc tế
Chứng từ thương mại trong thanh toán quốc tế có thể tải trên mạng nhưng thông tin trên mạng đôi khi không chuẩn chỉnh. Bạn nên chọn mẫu chứng từ đầy đủ và phù hợp nhất tuỳ vào trường hợp kinh doanh khác nhau.
Sau khi hoàn thành các thông tin mà bộ chứng từ yêu cầu thì bạn nên kiểm tra thật kỹ, đảm bảo giảm thiểu tối đa sai sót trước khi nộp cho bên thứ ba.
Trong trường hợp chưa quen trước công việc kê khai như thế này thì tốt nhất bạn nên nhờ sự trợ giúp của các công ty forwarder/logistics chuyên làm dịch vụ về chứng từ xuất nhập khẩu.
Bộ chứng từ thanh toán quốc tế là yếu tố then chốt trong các giao dịch thương mại toàn cầu, giúp đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và minh bạch của quá trình thanh toán. Việc hiểu rõ và sử dụng bộ chứng từ một cách đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tranh chấp, tăng cường uy tín và tối ưu hóa dòng tiền trong hoạt động kinh doanh. Trong bối cảnh thương mại ngày càng phát triển, việc nâng cao kiến thức và kỹ năng về bộ chứng từ thanh toán quốc tế sẽ là lợi thế quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trên thị trường quốc tế. Liên hệ ngay với Thăng Long Bắc Giang nếu bạn cần chúng tôi tư vấn hỗ trợ về bộ chứng từ thanh toán quốc tế.
Liên hệ với chúng tôi
- Giám Đốc Chi Nhánh: Ms Nguyễn Thị Nga
- Địa chỉ: Tầng 4, Số nhà 8, LK24, Phố đi bộ khu dân cư phía Nam, Phường Dĩnh Kế, TP Bắc Giang
- Hotline: 0886.768.666
- Email: thanglongbg24@gmail.com
- Website: ketoanthanglongbg.com
- Facebook: Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn đầu tư Thăng Long
- Youtube: Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn đầu tư Thăng Long – CN Bắc Giang
- Tiktok: Kế toán – Kiểm toán Thăng Long
