Hướng dẫn thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế, việc mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một thủ tục cần thiết đối với các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập. Điều này không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lý và hạch toán thuế. Bài viết này Thăng Long Bắc Giang sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN, giúp bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ một cách hiệu quả.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có những nội dung gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ.CP quy định nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm:

• Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
• Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
• Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
• Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Xem thêm: Hành vi lấy tên người khác thành lập công ty để mua bán hóa đơn trái phép và hậu quả pháp lý

Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 

Căn cứ theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ.CP quy định như sau:

Thời điểm lập chứng từ

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Theo đó, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.

Xem thêm: Năm 2025 người lao động có tổng bao nhiêu ngày nghỉ lễ tết?

Hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN mà doanh nghiệp có thể mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hai cách là mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo từng lần phát sinh và mua quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo từng lần phát sinh

• Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu 07/CTKT.TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT.BTC).(Đính kèm mẫu 1)
• Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp.
• Bản photo Chứng minh nhân dân của người được giới thiệu.
• Bảng kê danh sách người lao động (mẫu bảng kê danh sách người lao động là do doanh nghiệp tự thiết kế. Bảng kê danh dách người lao động cần thể hiện rõ thông tin người lao động và số tiền đã khấu trừ thuế TNCN. Doanh nghiệp có thể thiết kế bảng kê danh sách lao động tương tự như mẫu 05.1/BK.QTT.TNCN hoặc mẫu 05.2/BK.QTT.TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT.BTC ngày 15/06/2015 của Bộ Tài chính).

* Lưu ý:  Đối với doanh nghiệp mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo từng lần phát sinh doanh nghiệp cần có đủ thông tin người lao động để có thể viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN trực tiếp tại cơ quan thuế. 

Hồ sơ mua quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN

• Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu 07/CTKT.TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT.BTC.
• Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp.
• Bản photo Chứng minh nhân dân của người được giới thiệu.

Nơi nộp hồ sơ

Doanh nghiệp mang đầy đủ hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN đến bộ phận Ấn chỉ tại cục thuế (chi cục thuế) quản lý doanh nghiệp để mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Sau khi nộp hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Đối với doanh nghiệp chứng từ khấu trừ thuế TNCN từng lần phát sinh

• Doanh nghiệp sẽ viết chứng từ khấu trừ thuế tại cơ quan thuế. Cơ quan sẽ cấp cho doanh nghiệp liên 2 (liên giao cho người nộp thuế). Doanh nghiệp giao cho người nộp thuế liên 2 để người nộp thuế quyết toán thuế.
• Doanh nghiệp không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ TNCN.

Đối với doanh nghiệp mua quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN

• Doanh nghiệp sẽ được cấp một quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Tương tự quyển hóa đơn, một quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm 50 số, mỗi số gồm 2 liên (Liên 1: Báo soát và Lưu và Liên 2: Giao cho người nộp thuế).
• Khi người nộp thuế yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Doanh nghiệp giao cho người nộp thuế liên 2 cho người nộp thuế và liên 1 lưu tại quyển.
• Hàng quý, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN 

Xem thêm: Thủ tục thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh

Việc nắm vững thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định, tránh sai sót và rủi ro pháp lý. Hy vọng bài viết này Thăng Long Bắc Giang đã cung cấp thông tin hữu ích, hỗ trợ bạn trong quá trình chuẩn bị và hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng. Nếu cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ các cơ quan chức năng hoặc liên hệ ngay với chúng tôi nhé.

Liên hệ với chúng tôi

• Giám Đốc Chi Nhánh: Ms Nguyễn Thị Nga
• Địa chỉ: Tầng 4, Số nhà 8, LK24, Phố đi bộ khu dân cư phía Nam, Phường Dĩnh Kế, TP Bắc Giang
• Hotline: 0936.968.083
• Email: thanglongbg24@gmail.com
• Website: ketoanthanglongbg.com
• Facebook: Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn đầu tư Thăng Long
• Youtube: Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn đầu tư Thăng Long . CN Bắc Giang
• Tiktok: Kế toán . Kiểm toán Thăng Long