Khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn của doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể sẽ phát sinh một số giao dịch, hoạt động mua bán với cá nhân mà không có hóa đơn. Vậy làm thế nào để đưa những chi phí này vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, những khoản chi phí này phải đáp ứng điều kiện gì, cần hồ sơ, chứng từ gì? Hãy cùng Kiểm toán Thăng Long tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
I. Chi phí hợp lý của doanh nghiệp là gì?
Chi phí hợp lý của doanh nghiệp là những khoản chi tiêu thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ, được chấp nhận khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Để một chi phí được coi là hợp lý, cần phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Phục vụ hoạt động kinh doanh: Chi phí phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, như mua nguyên vật liệu, trả lương cho nhân viên, chi phí quảng cáo, chi phí thuê mặt bằng, v.v;
- Có đầy đủ chứng từ hợp pháp: Các chi phí phải được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ hợp pháp như hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), hóa đơn bán hàng, biên lai thu tiền. Trong trường hợp không có hóa đơn, doanh nghiệp cần có giấy tờ khác chứng minh giao dịch, chẳng hạn như hợp đồng thuê mướn, biên bản bàn giao công việc;
- Được ghi nhận trong sổ sách kế toán: Mọi khoản chi phí cần được ghi chép đầy đủ, chính xác và đúng thời điểm trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp;
- Theo quy định của pháp luật: Chi phí phải tuân thủ các quy định hiện hành về thuế và kế toán, bao gồm các giới hạn chi phí mà pháp luật đặt ra cho một số loại chi phí như chi phí quảng cáo, chi phí tiếp khách, chi phí đào tạo.
II. Khoản chi phí hợp lý giữa doanh nghiệp và cá nhân không có hóa đơn
Trường hợp 1: Doanh nghiệp lập bảng kê mua hàng, dịch vụ (theo mẫu số 01/TNDN Thông tư 78/2014/TT-BTC) thu mua hàng hóa, dịch vụ
- Mua tài sản, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm;
- Mua hàng hóa của người dân tự sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra không phân biệt doanh thu trên hay dưới 100 triệu đồng/năm.
Hồ sơ cần có:
- Biên bản bàn giao hàng hóa;
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ;
- CCCD photo của người cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
- Bảng kê mua hàng, dịch vụ không có hóa đơn mẫu số 01/TNDN;
- Chứng từ thanh toán: phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi (đơn hàng trên 20 triệu không bắt buộc phải chuyển khoản ngân hàng).
Lưu ý:
Mẫu số 01/TNDN cần điền đủ và đúng các thông tin trên bảng kê, doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của bảng kê.
Nếu tại thời điểm lập bảng kê giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường, cơ quan thuế sẽ áp dụng giá thị trường của hàng hóa, dịch vụ để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm thì yêu cầu phải có hóa đơn. Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh đến trực tiếp Chi cục Thuế nơi cư trú để được hướng dẫn mua hóa đơn và kê khai và nộp thuế theo quy định.
Hồ sơ cần có:
- Biên bản bàn giao;
- Hóa đơn mua tại Chi cục Thuế;
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ;
- Chứng từ thanh toán: phiếu chi nếu chi trả bằng tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi nếu thanh toán bằng tài khoản ngân hàng.p
Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê cá nhân theo dạng hợp đồng thời vụ, giao khoán với cá nhân một số công việc có tính chất ngắn hạn, không ổn định lâu dài, doanh nghiệp khấu trừ thuế TNCN, thuế suất 10% theo quy định về tiền lương, tiền công trước khi chi trả cho cá nhân.
Hồ sơ cần có:
- Bản sao CCCD của cá nhân;
- Hợp đồng thời vụ, giao khoán;
- Chứng từ thanh toán: phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi (không bắt buộc chuyển khoản).
Trường hợp 4: Doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân cần liên hệ với cơ quan thuế nơi cá nhân có tài sản cho thuê, để kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản.
- Hợp đồng thuê tài sản dưới 100 triệu đồng/năm thì cần hợp đồng và chứng từ thanh toán;
- Hợp đồng thuê tài sản cá nhân có thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm các loại thuế và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân để chi phí được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì cần hợp đồng thuê tài sản, chứng từ thanh toán và giấy nộp tiền thuế thay cho cá nhân.
Hồ sơ cần có:
- Chứng từ thanh toán;
- Hợp đồng cho thuê tài sản;
- CCCD bản sao của cá nhân;
- Giấy nộp thuế thay cho cá nhân.
Xem thêm: Hàng loạt chính sách mới có hiệu lực từ 01/01/2025
III. Điều kiện để tính thuế TNDN và cách tính thuế TNCN đối với chi phí hợp lý
1. Chi phí mua hàng hóa của người dân tự sản xuất, đánh bắt bán ra
➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:
Bảng kê mẫu số 01/TNDN kèm theo hồ sơ chứng từ (mẫu số 01/TNDN áp dụng cho mua hàng của người dân tự sản xuất đánh bắt bán ra, không áp dụng cho mua hàng từ thương lái).
➨ Cách tính thuế TNCN:
Thu nhập của người dân trực tiếp tham gia vào sản xuất nông nghiệp, đánh bắt thủy sản, nuôi trồng, lâm nghiệp, làm muối được miễn thuế TNCN nếu thỏa mãn các điều kiện sau:
- Người dân thực tế có cư trú tại địa phương, riêng đánh bắt thủy sản thì không phụ thuộc nơi cư trú;
- Sản phẩm chưa qua chế biến hoặc chỉ qua sơ chế thông thường như làm sạch, phơi sấy, bóc vỏ, tách hạt, ướp muối, cắt, bảo quản lạnh và bảo quản thông thường khác;
- Có quyền sử dụng đất, thuê đất, quyền sử dụng mặt nước, thuê mặt nước trực tiếp tham gia lao động và sản xuất nông nghiệp, đánh bắt thủy sản, nuôi trồng, lâm nghiệp, làm muối.
2. Chi phí mua tài sản và thuê dịch vụ của cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống
➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:
Bảng kê mẫu số 01/TNDN kèm theo hồ sơ chứng từ (hợp đồng, biên bản, chứng từ thanh toán…).
➨ Cách tính thuế TNCN:
- Nếu mua tài sản của cá nhân không kinh doanh thì không phải chịu thuế TNCN;
- Nếu thuê dịch vụ của cá nhân không kinh doanh khấu trừ thuế TNCN 10% theo diện tiền lương, tiền công;
- Nếu mua tài sản, thuê dịch vụ của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì không phải chịu thuế TNCN.
3. Chi phí mua hàng, dịch vụ của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm
➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:
Hóa đơn kèm hồ sơ chứng từ (hợp đồng, biên bản giao hàng, chứng từ thanh toán…).
➨ Cách tính thuế TNCN:
Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh tự kê khai thuế về hoạt động kinh doanh, thuế TNCN được tính theo tỷ lệ trên doanh thu như sau:
- Đối với cung cấp dịch vụ: 2% trên doanh thu;
- Đối với mua bán hàng hóa: 0.5% trên doanh thu.
4. Chi phí thuê lao động theo dạng thời vụ, giao khoán
➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN: Có hợp đồng thời vụ, giao khoán việc, chứng từ thanh toán.
➨ Cách tính thuế TNCN:
- Khấu trừ thuế TNCN thuế suất 10% theo diện tiền lương, tiền công.
5. Chi phí thuê tài sản của cá nhân (thuê ô tô, thuê nhà)
➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN
- Giấy nộp tiền thuế;
- Chứng từ thanh toán;
- Hợp đồng cho thuê tài sản;
- Bản sao CCCD của chủ nhà.
➨ Cách tính thuế TNCN:
- Đối với hợp đồng thuê tài sản của cá nhân dưới 100 triệu đồng/năm: Không chịu thuế TNCN, thuế GTGT, lệ phí môn bài;
- Đối với hợp đồng thuê tài sản của cá nhân trên 100 triệu đồng/năm: Nộp thuế môn bài theo doanh thu, thuế GTGT 5% và thuế TNCN 5% trên doanh thu.
Trên đây là hướng dẫn về các khoản chi phí hợp lý và cách ghi nhận cho những loại hàng hóa thiếu hóa đơn. Các cá nhân và doanh nghiệp nên chú ý các điểm quan trọng này để đảm bảo hoạt động kinh doanh của mình hoàn toàn phù hợp với quy định pháp luật, hoặc có thể liên hệ với Kiểm toán Thăng Long để được giải đáp.
Liên hệ với chúng tôi
- Giám Đốc Chi Nhánh: Ms Nguyễn Thị Nga
- Địa chỉ: Tầng 4, Số nhà 8, LK24, Phố đi bộ khu dân cư phía Nam, Phường Dĩnh Kế, TP Bắc Giang
- Hotline: 0936.968.083
- Email: thanglongbg24@gmail.com
- Website: ketoanthanglongbg.com
- Facebook: Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn đầu tư Thăng Long
- Youtube: Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn đầu tư Thăng Long – CN Bắc Giang
- Tiktok: Kế toán – Kiểm toán Thăng Long
