Ký hiệu hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nắm được

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu, hóa đơn điện tử đã và đang được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam. Việc nắm rõ các quy định liên quan đến ký hiệu hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính và kế toán. Vậy ký hiệu hóa đơn điện tử là gì, bao gồm những thông tin nào, và doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi áp dụng? Bài viết dưới đây Thăng Long Bắc Giang sẽ cung cấp những kiến thức cơ bản và quan trọng nhất về vấn đề này.

1. Hóa đơn điện tử là gì, ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử  (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế (quy định tại Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Hóa đơn điện tử bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Ký hiệu hóa đơn điện tử là một dãy ký tự đặc biệt thể hiện trên mỗi hóa đơn điện tử, được quy định cụ thể và thống nhất nhằm xác định chính xác “danh tính” hóa đơn điện tử được lập ra, bao gồm cả phần chữ và phần số, trong đó mỗi chữ và số đều thể hiện một thông tin riêng. 

Xem thêm: Tầm quan trọng của việc ghi chép và giữ sổ sách kế toán

2. Cấu trúc và ý nghĩa của ký hiệu hóa đơn điện tử 

  Ngày 17/9/2021, Bộ Tài Chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Cụ thể, mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định như sau:

Ký hiệu hóa đơn điện tử được lập là duy nhất, dùng để xác định hóa đơn điện tử được lập.

Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử. Trong đó:

• Ký hiệu mẫu số: Thể hiện loại hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hay hóa đơn bán hàng hay hóa đơn khác.
• Ký hiệu hóa đơn: Bao gồm thông tin về hóa đơn có mã hoặc không mã của cơ quan thuế; năm lập hóa đơn; loại hình doanh nghiệp và một số ký tự do doanh nghiệp tự định nghĩa.

 2.1.  Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử Thông tư 78

Căn cứ theo Điểm a, Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về mẫu số hóa đơn. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

Xem thêm: Quy trình kiểm toán báo cáo tài chính như thế nào?

2.2. Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Căn cứ pháp lý tại điểm b, khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử như sau:

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu ký tự này được quy định như sau:

• Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
• Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
• Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

Ví dụ:

• Ký hiệu hóa đơn là “1C24TAA”: hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2024 và là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; 
• “1C23LBB”: Là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
• “1K22DAA”: Là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

3. Tại sao cần hiểu rõ ký hiệu hóa đơn điện tử?

Việc hiểu rõ ký hiệu hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều lợi ích cho người sử dụng, đặc biệt là đối với kế toán và cơ quan quản lý thuế. Hiểu rõ ký hiệu hóa đơn điện tử giúp:

• Dễ dàng phát hiện các sai sót: Nhờ vào cấu trúc cố định của ký hiệu, doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hiện các sai sót trong quá trình lập hóa đơn. 
• Quản lý hóa đơn hiệu quả: Giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, đối chiếu và quản lý hóa đơn. 
• Tránh rủi ro lập hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn điện tử được lập theo đúng quy định của pháp luật.
• Hỗ trợ công tác kiểm tra, thanh tra: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác cho cơ quan thuế khi kiểm tra, thanh tra.

Xem thêm: Hành vi lấy tên người khác thành lập công ty để mua bán hóa đơn trái phép và hậu quả pháp lý

Kết luận

Việc hiểu và áp dụng đúng ký hiệu hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hy vọng những thông tin được chia sẻ trên đây sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc triển khai hóa đơn điện tử một cách hiệu quả. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với Thăng Long Bắc Giang để được tư vấn kịp thời và chính xác nhất.

Liên hệ với chúng tôi

• Giám Đốc Chi Nhánh: Ms Nguyễn Thị Nga
• Địa chỉ: Tầng 4, Số nhà 8, LK24, Phố đi bộ khu dân cư phía Nam, Phường Dĩnh Kế, TP Bắc Giang
• Hotline: 0936.968.083
• Email: thanglongbg24@gmail.com
• Website: ketoanthanglongbg.com
• Facebook: Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn đầu tư Thăng Long
• Youtube: Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn đầu tư Thăng Long . CN Bắc Giang
• Tiktok: Kế toán . Kiểm toán Thăng Long