Thủ tục hồ sơ kê khai thuế ban đầu cho công ty mới thành lập

Kê khai thuế ban đầu là một trong những thủ tục quan trọng mà công ty mới thành lập cần thực hiện để đảm bảo hoạt động hợp pháp và tuân thủ các quy định pháp luật. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là bước khởi đầu cho việc xây dựng nền tảng tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Vậy, thủ tục và hồ sơ kê khai thuế ban đầu cho công ty mới thành lập bao gồm những gì, và doanh nghiệp cần lưu ý những điểm nào? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ để thực hiện kê khai một cách suôn sẻ.

Kê khai thuế ban đầu là gì?

• Kê khai thuế ban đầu là thủ tục quan trọng mà các doanh nghiệp/công ty/hộ kinh doanh cần hoàn thành sớm sau khi đã nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thủ tục này bao gồm việc thiết lập các tiêu chuẩn, nguyên tắc cho hệ thống kế toán và xác định phương pháp khấu hao tài sản của doanh nghiệp.
• Kê khai thuế ban đầu đảm bảo doanh nghiệp kê khai, quyết toán thuế chính xác và đúng quy định pháp luật trong quá trình hoạt động. Đồng thời, điều này còn tạo cơ sở vững chắc để quản lý thuế và tài chính của doanh nghiệp khi hoạt động và phát triển.

Hồ sơ kê khai thuế ban đầu gồm những gì?

Căn cứ Khoản 1, Điều 30 của Luật Quản lý thuế 2019, công ty/doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần đăng ký thuế và được cơ quan quản lý thuế cấp MST doanh nghiệp trước khi bắt đầu kinh doanh, sản xuất.

Tuy nhiên, còn tùy vào loại hình doanh nghiệp đăng ký kinh doanh mà hồ sơ kê khai thuế ban đầu sẽ khác nhau. Cơ bản, bộ hồ sơ khai thuế ban đầu của doanh nghiệp sẽ có các thành phần như:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Bản sao có công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu còn thời hạn của người đại diện pháp luật;
• Bản sao có công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của kế toán trưởng/người phụ trách kế toán;
• Mẫu đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định (TSCĐ);
• Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn điện tử;
• Chữ ký số và thông tin tài khoản ngân hàng (nếu có); Giấy ủy quyền (nếu có).

Một lưu ý quan trọng, doanh nghiệp cần chuẩn bị 02 bộ hồ sơ kê khai thuế ban đầu để nộp. Trong đó:

• 01 bộ để cơ quan quản lý thuế lưu trữ;
• 01 bộ để doanh nghiệp lưu trữ nội bộ sau khi đã được đóng dấu bởi cơ quan thuế.

Thủ tục đăng ký, kê khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập

Trình tự thủ tục kê khai thuế ban đầu cho công ty mới thành lập sẽ gồm 03 bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ các giấy tờ hợp lệ trong bộ hồ sơ như đã đề cập ở mục trên. Tránh trường hợp chuẩn bị thiếu hoặc chưa hợp lệ vì sẽ tốn thời gian để bổ sung, chỉnh sửa theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến Chi cục Thuế

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đã chuẩn bị đến Chi cục Thuế quận/huyện – nơi mà công ty đặt trụ sở chính. Nếu doanh nghiệp được Cục Thuế quản lý thì phải nộp hồ sơ đến đến Cục Thuế tỉnh/thành phố – nơi mà doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể kiểm tra xem cơ quan quản lý thuế của mình theo đường link sau: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp.

Bước 3: Chi cục Thuế tiếp nhận hồ sơ và xử lý

Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, trong khoảng 03 ngày làm việc thì Chi cục Thuế sẽ xử lý và trả kết quả cho doanh nghiệp.

Những việc cần làm trước khi nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Theo quy định, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau đây trước khi nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu đến Chi cục Thuế.

1. Treo bảng hiệu ở trụ sở chính của công ty

Việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là treo bảng hiệu ở trụ sở công ty và bảng hiệu cần thể hiện đầy đủ thông tin như: tên công ty, MST và địa chỉ trụ sở chính. Bởi người quản lý thuế của doanh nghiệp sẽ đến trực tiếp trụ sở để kiểm tra về tình trạng hoạt động của doanh nghiệp và bảng hiệu đã được treo theo quy định chưa.

2. Mua chữ ký số

Chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp nộp tờ khai lệ phí môn bài hoặc báo cáo thuế ở website Tổng cục Thuế, kê khai thông tin và ký xác thực điện tử ở các phần mềm có liên quan như BHXH, hải quan, hóa đơn điện tử.

3. Mở tài khoản ngân hàng và nộp tiền vào tài khoản

Doanh nghiệp cần nộp tiền vào tài khoản để trích ra đóng lệ phí môn bài vào Kho bạc Nhà nước sau khi đã mua chữ ký số theo quy định.

Xem thêm: Điều kiện, thủ tục, mẫu hồ sơ và cách đăng ký thành lập công ty

Những việc cần làm sau khi nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Sau khi đã nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu đến Chi cục Thuế, doanh nghiệp cần tiến hành thực hiện các việc như nộp lệ phí môn bài, đăng ký hóa đơn và nộp thuế điện tử để tránh bị phạt. Cụ thể sau đây:

1. Nộp tờ khai lệ phí môn bài

Công ty mới thành lập, kể cả công ty quy mô nhỏ hoặc do chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể cần nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất là đến ngày 30/01 của năm sau khi năm thành lập hoặc bắt đầu kinh doanh, sản xuất (căn cứ Nghị định 126/2020/NĐ-CP).

Tuy nhiên, trên thực tế, cơ quan quản lý thuế ở một số quận/huyện có thể yêu cầu doanh nghiệp nộp tờ khai lệ phí môn bài sau khi thành lập. Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài năm 2025 theo quy định cụ thể như sau:

• Công ty mới thành lập trong năm 2024 (từ 01/01/2024 – 31/12/2024): Thời gian nộp tờ khai thuế môn bài chậm nhất là 30/01/2025;
• Thời hạn công ty nộp tờ khai lệ phí môn bài cũng chính là thời hạn để nộp tiền thuế môn bài.

2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định của Luật quản lý thuế, tất cả doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy để xuất cho khách hàng trong quá trình kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sớm sau khi đã đăng ký thuế lần đầu.

3. Đăng ký nộp thuế điện tử

Tuy không bắt buộc nhưng nộp thuế điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể. Doanh nghiệp không cần lên đến Kho bạc Nhà nước hoặc ra ngân hàng để đóng thuế. Việc nộp thuế điện tử còn giúp cơ quan quản lý thuế kiểm soát và quản lý tiền nộp thuế của doanh nghiệp dễ dàng hơn.

Xem thêm: Thời hạn nộp báo cáo tài chính cho doanh nghiệp năm 2025

Thời hạn nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu và mức phạt khi chậm nộp

Theo quy định, thời hạn nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu với cơ quan quản lý thuế là 10 ngày làm việc, tính từ thời điểm:

• Doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Bắt đầu hoạt động kinh doanh với các doanh nghiệp/công ty không thuộc diện đăng ký kinh doanh;
• Cá nhân/hộ kinh doanh thuộc diện đăng ký kinh doanh nhưng chưa được cấp Giấy chứng nhận;
• Doanh nghiệp đã có phát sinh trách nhiệm khấu trừ thuế và nộp thuế thay hay tổ chức nộp thay cho cá nhân theo hợp đồng;
• Ký hợp đồng nhận thầu với nhà thầu phụ thuộc nước ngoài; Phát sinh các nghĩa vụ khác với Nhà nước.

Trường hợp doanh nghiệp vi phạm về thời hạn đăng ký thuế lần đầu thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:

• Thời hạn từ 01 – 10 ngày: Phạt cảnh cáo nếu có tình tiết giảm nhẹ;
• Thời hạn từ 01 – 30 ngày: Phạt tiền từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng;
• Thời hạn từ 31 – 90 ngày: Phạt tiền từ 3.000.000 – 6.000.000 đồng;
• Thời hạn từ 91 ngày trở lên: Phạt tiền từ 6.000.000 – 10.000.000 đồng.

Theo Khoản 5, Điều 5 và Điểm a, Khoản 4, Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì hộ kinh doanh vi phạm thời gian nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu sẽ chịu mức phạt tiền bằng ½ mức phạt tiền của doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ thuê văn phòng và nhà chuyên nghiệp tại Bắc Giang

Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu ở đâu?

Hồ sơ khai thuế ban đầu cần được nộp tại Chi cục Thuế cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Nếu doanh nghiệp được quản lý bởi Cục Thuế, hồ sơ sẽ được nộp tại Cục Thuế của tỉnh hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký hoạt động.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ khai thuế ban đầu qua mạng thông qua hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế, nếu đã đăng ký chữ ký số để thực hiện các giao dịch điện tử.

Việc hoàn thiện thủ tục kê khai thuế ban đầu là bước quan trọng đầu tiên để công ty mới thành lập đi vào hoạt động hợp pháp và hiệu quả. Thực hiện đúng và đủ quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý mà còn tạo nền tảng vững chắc cho công tác tài chính – kế toán về sau. Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Đầu tư Thăng Long luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các thủ tục này, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Liên hệ với chúng tôi

• Giám Đốc Chi Nhánh: Ms Nguyễn Thị Nga
• Địa chỉ: Tầng 4, Số nhà 8, LK24, Phố đi bộ khu dân cư phía Nam, Phường Dĩnh Kế, TP Bắc Giang
• Hotline: 0936.968.083
• Email: thanglongbg24@gmail.com
• Website: ketoanthanglongbg.com
• Facebook: Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn đầu tư Thăng Long
• Youtube: Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn đầu tư Thăng Long – CN Bắc Giang
• Tiktok: Kế toán – Kiểm toán Thăng Long